4 herramientas de automatización para tu negocio, ¿cuándo y cómo usarlas?

Algo que hasta hace unos años podía sonar como una teoría sacada de un libro de ciencia ficción, hoy es una realidad al alcance de la mano de cualquiera.

La automatización es una realidad accesible y viable para tu empresa.

Disminuir el tiempo que usas en tareas repetitivas y periódicas te permite dedicar tus valiosas horas  a los procesos productivos que hacen crecer tu negocio.

La suma de cada proceso se convierte en una inversión ENORME de tiempo;

• Programar campañas de email marketing,
• Manejar y gestionar la data de tus leads,
• Elaborar informes,
• Responder consultas y comentarios en tus redes sociales,

Todo esto lo puedes simplificar…

Entonces, ¿es necesario automatizar todo o nada?

¡Por supuesto que no!

Es tentador pensar que podemos automatizar todo.

“Que los robots trabajen para mí”.

Pero no siempre es posible ni necesario,

Tu negocio se puede dividir en etapas, y cada una de ellas en sub etapas.

Debes analizar de estos casos cuales son realmente constantes y cuales tienden a cambiar regularmente.

Es viable aplicar este método de optimización en algunas partes de tu proceso.

Así, poco a poco irás tomando experiencia y perfeccionando las herramientas, de manera de ir avanzando sobre los ensayos y hacer del proceso de automatización, un sueño en vez de una pesadilla.

Ya sabiendo esto, te presentamos 4 procesos que se pueden automatizar y las herramientas a utilizar

1. Respuestas a consultas por whatsapp.

¿Has escrito alguna vez a una marca y recibes una respuesta prefabricada donde te envían una especie de formulario?

Probablemente  se trate de una respuesta automatizada.

Este tipo de tareas son ideales para automatizar porque son repetitivas y en los contactos iniciales normalmente se piden datos estándar para todos.

Un ejemplo de ello es el Chatbot de Whatsapp Business para iPhone, el cual te permite programar textos que serán enviados cómo respuesta automática.

Pero cuidado acá, en un punto de la interacción automatizada es necesario que intervenga una persona real, para darle al interlocutor la sensación de “eres importante para mí y te dedico estos minutos”.

2. Envío de emails.

Este puede llegar a ser un proceso lento y agotador.

Seamos sinceros, sin la automatización de envío de emails, las estrategias de email marketing no podrían existir.

Una herramienta como ActiveCampaign  es ideal para esta clase de tareas porque te permite programar envíos, hacer seguimiento y obtener métricas asociadas a las interacciones que vienen de estos contactos.

3. Publicaciones en Redes Sociales.

Sin duda, cuando se trata de redes sociales, tener un gestor que nos permita decidir - programar cuándo y qué contenido publicar, es una ventaja enorme.

Hootsuite, Gain, Metricool, son solo algunas herramientas que te permiten programar publicaciones, gestionar diferentes cuentas de redes sociales incluso multiplataformas, por lo que es el ayudante ideal para community managers.

4. CRM (Customer Relationship Management)

Esta es una herramienta básica que tu negocio debe tener.

Con un CRM podemos gestionar las relaciones con nuestros clientes y automatizar procesos asociados a la captación y conversión de nuevos leads.

Hacer un seguimiento más exhaustivo de cada uno de ellos es fundamental para obtener las métricas que nos darán información necesaria para generar mayor rentabilidad y aumentar las ventas.

En resumen, ¿qué valor le da a mi negocio la automatización?

• Tiempo.
  
• Productividad.
  
• Efectividad.

Recuerda, “time is a currency”, y cada minuto que pierdes en una montaña de papeles y tareas repetitivas lo puedes usar para desarrollar nuevos productos, nuevas estrategias de ventas, nuevos recursos creativos.

¿Todos mis procesos pueden ser automatizados?, ¿está listo mi negocio?

Aunque casi todas las tareas pueden automatizarse, no todas cumplen con los requerimientos mínimos.

Lo primero que debes hacer es analizar si tu proceso está estandarizado, si tienes una estructura lineal de acción.

Siempre el proceso debe hacerse de la misma forma y con instrucciones claras, pocas variables, para que sea efectivo.

Si en tu negocio tienes algún plan de acción que está establecido, lo reproduces con regularidad y siempre de la misma forma, tienes incluso un manual para que cualquier persona que se encargue de la tarea pueda seguir la secuencia de pasos, es muy posible que esta parte pueda ser automática.

Si tu metodología incluye muchas variables condicionantes que no puedan definirse, probablemente en este punto deberías primero avanzar con la estandarización.

Tanto la automatización de tareas como de procesos son posibles

Entendemos las tareas como trabajos básicos que deben realizarse  de forma estructurada y repetitiva, sin embargo hay que cuidar cada detalle, para que tu cliente ideal no sienta que tu negocio está robotizado.

Eso mata el amor.

Respuestas a mensajes en Whatsapp o plataformas de redes sociales enviando formularios, programación de envío de emails, pagos de nómina o servicios, son tareas que se repiten de la misma forma una y otra vez.

Los procesos de negocios por su lado, se centran en generar un flujo de trabajo uniforme, permitiendo que los resultados sean más parejos y efectivos, haciéndonos el trabajo en general, más sencillo.

Es momento de analizar tu estructura de negocio y marketing y evaluar en qué parte de ella puedes usar alguna de las herramientas que te recomendamos.

¿Listo para la automatización?

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